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Notion et Trello sont des solutions d’organisation en ligne qui ont pour but de vous aider à développer votre productivité au quotidien. Si les deux logiciels ont prouvé leur efficacité dans leur domaine, ils présentent pourtant certaines différences majeures.
Avant de vous lancer corps et âme dans un nouveau projet, il est intéressant de déterminer quel outil conviendra le mieux à vos objectifs. Notion ou Trello : quelle est la meilleure application de gestion en ligne ? Pour faciliter votre décision, voici une analyse des deux applications de collaboration.
#1 Qu’est-ce que Notion ?
Notion est un outil tout-en-un qui combine prise de notes, gestion de tâches, bases de données et gestion de projet. Disponible sur ordinateur et mobile, il est particulièrement apprécié pour sa flexibilité et sa capacité à s’adapter à tous types de projets.
Freelances, startups et grandes entreprises utilisent aujourd’hui Notion pour organiser leur travail. L’outil fonctionne avec un système de blocs, permettant de structurer les informations à sa façon. Une page peut contenir des textes, des tableaux, des bases de données, des tâches, des images, des intégrations externes, et bien plus encore.
Avec l’ajout récent de Notion AI, il devient encore plus puissant : génération automatique de contenu, résumés intelligents et suggestions pour organiser ses notes.
💡 Bon à savoir : Notion propose désormais une API ouverte, permettant d’intégrer l’outil à d’autres logiciels et d’automatiser certaines tâches.
Freelances, PME et grands comptes, de nombreuses entreprises gèrent aujourd’hui leurs tâches avec Notion. Pour utiliser l’application, la première étape consiste à créer son Dashboard sur Notion, qui correspond au tableau de bord.
Celui-ci permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de vos projets en un seul coup d’œil. Il sera ensuite très simple de créer vos tâches grâce au système de blocs, qui sont entièrement personnalisables aux pages de votre espace. Chaque page est unique et contient les informations créées et développées par l’utilisateur.
Pour offrir encore plus de confort, Notion permet d’intégrer des applications tierces à l’outil. C’est un aspect très intéressant de la solution car il permet de gagner du temps en évitant de jongler entre plusieurs outils. Pour l’utiliser seul ou en équipe, à des fins personnelles ou professionnelles, Notion prend en charge une grande diversité de projets. De la prise de notes, en passant par le CRM ou la planification de contenus, la puissance de l’outil l’a rapidement hissé au statut d’incontournable de sa catégorie.
#2 Faut-il utiliser Notion ?
Quand on souhaite définir quel logiciel utiliser pour développer sa productivité, il est intéressant de comparer les offres disponibles sur le marché. Une analyse permet ainsi de déterminer la meilleure solution en fonction de son usage personnel. Notion offre de nombreuses fonctionnalités, mais l’outil est-il fait pour vous ?
✅ Les atouts de Notion
✔️ Une plateforme ultra-flexible
Contrairement aux outils de gestion classiques, Notion ne vous impose aucune structure prédéfinie. Vous pouvez organiser vos projets comme bon vous semble : Kanban, tableau de suivi, liste, calendrier, etc.
✔️ Une solution tout-en-un
Avec Notion, pas besoin de jongler entre plusieurs outils : prise de notes, CRM, gestion de projet, documentation interne… Tout peut être centralisé en un seul endroit.
✔️ Un plan gratuit généreux
Notion offre un plan gratuit qui permet de créer un nombre illimité de pages et de blocs, idéal pour les indépendants et les petites équipes. La version payante (à partir de 10$/mois) ajoute des fonctionnalités avancées comme les autorisations d’équipe et l’historique des modifications.
✔️ L’intelligence artificielle intégrée
Avec Notion AI, vous pouvez rédiger plus rapidement, reformuler vos textes ou même générer des résumés automatiques. Un vrai gain de temps.
❌ Les limites de Notion
❌ Une courbe d’apprentissage plus longue
La flexibilité de Notion est un atout… mais aussi un défi. Son interface peut être déroutante pour les nouveaux utilisateurs, car il n’y a pas de structure imposée.
❌ Pas idéal pour la gestion de tâches très complexes
Bien que Notion propose des fonctionnalités de gestion de projet, il n’est pas aussi puissant qu’un logiciel dédié comme Asana ou ClickUp pour les flux de travail complexes nécessitant de nombreuses dépendances entre les tâches.
#3 Qu’est-ce que Trello ?
Trello, créé en 2011 par l’équipe de Fog Creek Software est un outil collaboratif de gestion de projets. Trello rassemble aujourd’hui une communauté de plus de 40 millions d’utilisateurs et se positionne comme l’un des meilleurs outils de productivité en ligne.
Tout comme Notion, la solution se structure à travers un tableau de bord à la différence que le logiciel utilise le principe de Kanban, qui utilise un système de cartes. Les tâches sont ainsi réparties en plusieurs colonnes afin de suivre précisément l’avancement d’un ou de plusieurs projets.
Idéal pour structurer ses objectifs étape par étape, Trello est un outil très ergonomique. Une fois la création de compte établie, vous pouvez alors commencer à créer vos tableaux. Divers éléments comme des notes, des tâches ou des échéances peuvent être insérés dans les colonnes et hiérarchisés par ordre priorité.
Ce système de vue est pratique, par exemple dans le cadre d’un projet entrepreneurial. Chaque élément est personnalisable comme le statut d’une tâche, l’ajout de commentaires ou le partage des missions entre les membres d’une même équipe.
Trello peut également s'intégrer à une autre application de productivité connue sous le nom d'Asana. Asana est un outil de gestion de projet, conçu pour le travail en équipe. L'intégration de Trello avec Asana offre une combinaison intéressante pour booster sa productivité rapidement. Également disponible sous application mobile, Trello permet de continuer à s’organiser, même en déplacement.
💡 Bon à savoir : Trello propose aussi de nombreux Power-Ups, des extensions qui ajoutent des fonctionnalités comme la gestion du temps, l’intégration Slack ou encore l’automatisation avancée.
#4 Pourquoi utiliser Trello ?
Les atouts de Trello :
✔️ Son aspect collaboratif :
Le déplacement des modules le long des colonnes est fluide et les cartes individuelles sont entièrement personnalisables. Certains éléments du quotidien professionnel comme des pièces jointes peuvent être partagées facilement avec les autres membres de l'équipe. De manière globale, le travail collaboratif est facilité sur le logiciel Trello grâce à sa conception ergonomique.
✔️ Son attrait visuel :
Contrairement à d’autres outils préformatés, le visuel de l’espace de travail de Trello est assez agréable. C’est une application esthétique dans son design. En donnant la possibilité à ses utilisateurs de personnaliser les arrière-plans et chaque élément, les tâches deviennent plus conviviales et disruptives à exécuter.
✔️ L’accessibilité :
Trello est un outil simple d’accès qui remplit ses promesses sur les fonctions de gestion de projet. Avec ses aspects de planification de tâches sous forme de cartes glissantes, Trello est rapide à prendre en main. On peut également noter l'affichage sur support mobile qui est excellent, fidèle à la vue du tableau de bord sur ordinateur.
Les points faibles de Trello :
❌ Sa gestion Kanban :
L'une des caractéristiques les plus importantes de Trello est également son principal point faible. Trello se concentre uniquement sur la méthode Kanban dans la gestion de projet. Cela peut être un avantage comme un inconvénient. Si vous travaillez dans le secteur du développement de logiciels ou si vous êtes adepte du style visuel Kanban, nous vous conseillons d’utiliser Trello pour améliorer et créer vos flux de travail. Cependant, si vous préférez un style de gestion différent, Trello n'est pas fait pour vous.
❌ Un outil adapté aux petites structures :
Trello utilise un système de cartes qui est assez dense au premier abord et qui peut contenir un nombre important d’informations. Pour l’élaboration d’un projet ambitieux qui nécessiterait le partage d’un gros volume de données, ce style de vue pourrait vite devenir encombrant. Ainsi, il est préférable pour les besoins d’une grande entreprise ou pour la multiplication de projets d’utiliser d’autres outils plus adaptés.
❌ Son plan gratuit limité :
Contrairement à son rival Notion, le plan gratuit Trello comporte certaines limites. Pour recourir à des fonctionnalités plus poussées et utiles à une exécution professionnelle, il sera nécessaire de recourir au plan payant. Plusieurs formules sont disponibles à partir de 9,99 € et en fonction du nombre d’utilisateurs.
#5 Notion ou Trello : quel est le meilleur outil de gestion de projet ?
En ce qui concerne les outils d’aide à la productivité, il est évident que Notion se démarque par sa flexibilité et sa puissance sans faire de compromis sur sa simplicité d’utilisation. Notion est idéal pour prendre en charge une diversité de projets personnels ou professionnels tels qu’une to do list, un CRM jusqu’à la gestion de base de données.
Trello quant à lui, se concentre uniquement sur la gestion de projet avec un système kanban (également disponible sur Notion) qui utilise le principe de cartes et de colonnes. Pour compenser son manque de fonctionnalités, on peut souligner l’ergonomie de Trello qui sera plus flagrante sur des projets de petite ampleur.
Si les deux logiciels possèdent tous deux des points forts comme des points faibles, la réponse à la question « Quelle est la meilleure application de gestion ? » dépend surtout de votre mode de travail. Si vous cherchez à réaliser spécifiquement de la gestion de projet, Trello représente un outil sur mesure. Si vous êtes plutôt à la recherche d'une application polyvalente, Notion sera un meilleur allié puisqu’il permet d'accomplir n'importe quelle tâche.
Notion et Trello font partie des meilleurs services disponibles qui vous aident à vous organiser au quotidien. Si chaque logiciel possède ses propres caractéristiques, leur potentiel variera selon vos attentes. Nous espérons que ce comparatif entre Trello et Notion vous aura permis de choisir la meilleure solution, celle qui s’adapte à la nature et au volume de vos projets.