Découvrez 4 exemples d’automatisations simples avec Notion

Concrètement, à quoi les automatisations Notion peuvent-elles bien servir ?

Découvrez dans cet article comment en créer et surtout 4 exemples d’automatisation Notion pour vous aider à améliorer votre productivité.

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Qu’est-ce que les automatisations sur Notion ?

Connues sous le nom de “database automation” en anglais, les automatisations Notion s’appliquent en effet uniquement sur les bases de données.

Notion les définies comme des “séquences d’actions exécutées chaque fois qu’une modification spécifique est faite sur une base de données”. 

Ainsi, lorsque le déclencheur est sollicité, les actions prédéfinies s’activent automatiquement sous 2 à 3 secondes.

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Comment créer une automatisation sur Notion ?

• Comprendre la structure des automatisations Notion

Avant de créer vos automatisations sur Notion, il est nécessaire d’identifier la structure de ces dernières. Elles sont constituées de 3 éléments :

• Un nom
• Un déclencheur
• Une action

Le déclencheur activé, il engendre la modification d’une ou plusieurs actions définies.

Finalement, le fonctionnement est assez similaire à celui de la formule “if - then” présenté dans cet article dédié aux 10 formules Notion à connaître. 

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• Utiliser Notion avec un abonnement payant

Pour créer une automatisation, vous devez utiliser Notion avec un plan payant.

Vous pouvez utiliser une automatisation existante sur un plan gratuit (issue d’un template par exemple), mais vous ne pourrez pas la modifier.

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• Créer une automatisation

1. Pour créer une automatisation Notion, placez-vous sur la base de données concernée.

2. Cliquez sur l’éclair, puis sur “Nouvelle automatisation”.

3. Indiquez 4 éléments :

Le nom. Choisissez-le suffisamment explicite et spécifique afin de pouvoir l’identifier au sein de votre base de données.

Le déclencheur. Ce sont le ou les évènements qui vont engendrer l’activation de l’automatisation. Par exemple : la création d’une nouvelle page, le changement d’un état d’un élément, le changement d’une propriété. 

L’action. Ce sont la ou les actions déclenchées automatiquement lorsque le déclencheur s’active. Par exemple : ajouter une nouvelle page, modifier une page définie, envoyer une notification Slack dans un channel spécifique, modifier une propriété etc. 

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Notez que vous pouvez tout à fait exécuter plusieurs automatisations au sein de la même base de données. Toutefois, à priori, Notion ne permet pas encore de chaîner plusieurs automatisations à la suite. 

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4 exemples d’automatisation Notion

Les automatisations Notion se révèlent particulièrement adaptées dans un contexte de gestion de projet.

En effet, elles peuvent simplifier la collaboration, éviter les actions répétitives, fluidifier la gestion des opérations et générer un gain de temps considérable.

Voici quelques exemples d’actions qui peuvent être déclenchées grâce aux automatisations Notion :

• Déclencher la création de nouvelles pages automatiquement, dans la base de données actuelle ou sur une autre page
• Modifier des propriétés (état, personnes, relation, date de création etc)
• Modification de pages
• Envoi de notifications Slack

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Dans cette partie, nous allons vous présenter 4 exemples d’automatisations avec Notion pour vous aider à comprendre l’utilité de cette fonctionnalité. Surtout, ces 4 exemples vous serviront de base pour créer vos propres automatisations et ainsi les adapter à vos besoins.

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#1 Envoyer une notification Slack à l’ajout d’une page

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Contexte :

La coordination de Slack avec l’automatisation Notion est l’une des grandes forces des automatisations. En effet, ces dernières s’avèrent très utiles lorsque vous travaillez en équipe.

Avec cet exemple, vous allez pouvoir être automatiquement avertis lorsqu’un collègue crée une page sur Notion. Un nouveau projet, un nouveau candidat, une nouvelle dépense ? Vous êtes instantanément au courant et pouvez organiser votre todolist en conséquence.

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Configuration de l’automatisation :

Pour recevoir une notification Slack à l’ajout d’une page, suivez les étapes suivantes : 

1. Dans votre base de données (de projets, de candidats, de dépenses etc..), créez une nouvelle automatisation. 
2. Choisissez un nom.
3. Sélectionnez “Ajouter une action”
4. Configurez l’action “Notifier dans Slack sur…” et choisissez le channel sur lequel vous souhaitez envoyer une notification.

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L’intégration entre Notion et Slack combinée aux automatisations offrent de nombreuses possibilités. Pour en savoir plus, consultez la documentation dédiée sur le site de Notion. 

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#2 Calculer le temps entre une candidature reçue et une candidature traitée

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Cas d’usage :

Voici un exemple particulièrement concret qui va vous permettre d’améliorer votre visibilité, notamment sur le temps de traitement de vos candidatures. Notez que cet exemple peut également se révéler pertinent pour d’autres cas d’usage : 

• Calcul du temps de traitement de votre support client
• Calcul du lead time d’un pipeline commercial
• Calcul du temps de réalisation d’une tâche

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Contexte :

Votre base de données est organisée en colonnes correspondant à des états. Elles symbolisent les différentes étapes du processus de candidature.

Par exemple :

• État 1 : Prise de contact candidat
• État 2 : Entretien téléphonique
• État 3 : Test technique
• État 4 : Entretien manager
• État 5 : Rencontre
• État 6 : Décision finale

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Chaque élément correspond à un candidat. Il peut alors être complété avec un certain nombre d’informations comme :

• L’état, soit la colonne dans laquelle se trouve le candidat, correspondant à son statut au sein du processus
• La date de la création de l’élément, correspondant à l’arrivée du candidat dans le pool de recrutement.
• La date à laquelle est appelé le candidat pour un entretien téléphonique

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Configuration de l’automatisation :

Vous allez pouvoir créer une automatisation qui calcule automatiquement la durée entre le moment où le candidat arrive dans le pool et le moment où il est appelé.

1. Placez-vous dans la base de données de vos candidats.
2. Créez une automatisation.
3. En déclencheur, choisissez “État”.
4. Sélectionnez l’état à analyser, ici l’état 2 correspond à “Entretien téléphonique”
5. Sélectionnez l’action “Modifier la propriété”, choisissez la propriété correspondant à la date d’appel
6. Choisissez l’option “Maintenant” 

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Lorsque vous déplacez un candidat de l’état 1 à l’état 2, deux dates apparaissent alors :

• La date de création
• La date d’appel

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Vous obtenez ainsi une visibilité sur la différence entre la date d’arrivée dans le pool et la date d’appel. Pour simplifier la lecture, vous pouvez créer une formule afin d’afficher cette différence sous forme de date. 

Pour en savoir plus, consultez la vidéo de Shubham SHARMA très bien réalisée qui détaille cet exemple en vidéo.

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#3 Changer la personne assignée et la notifier

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Contexte :

Cet exemple d’automatisation Notion s’avère également pertinent dans le cadre d’un travail en équipe. Reprenons le contexte présenté précédemment, c’est-à-dire le recrutement d’un candidat. Considérons qu’un collaborateur différent est assigné à chaque étape : un responsable RH, un manager, un membre de l’équipe…

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Automatisation :

Vous pouvez créer une automatisation pour modifier automatiquement la personne en charge lorsque le candidat progresse dans le processus de recrutement. Les opérations sont alors plus fluides et tout le monde gagne du temps, vos équipes comme le candidat.

1. Reprenez l’exemple précédent.
2. Créez une propriété qui désigne la personne attribuée à la tâche.
3. Configurez le déclencheur sur “État” et sélectionnez l’étape concernée. Par exemple “Test technique”.
4. Configurez l’action : choisissez “Modifier la propriété”.
5. Sélectionnez la propriété “Personne en charge” et désignez la personne de votre choix.
6. Vous allez également pouvoir déclencher l’envoi d’une notification Slack, prévenant ainsi instantanément la personne concernée.

Ainsi, lorsque la fiche du candidat change d’état, la personne attribuée est automatiquement désignée et notifiée.

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#4 Définir automatiquement une liste de tâches à l’ajout d’un nouvel employé

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Contexte :

• Vous avez une base de données de candidats
• Vous avez une base de données listant les tâches à faire découlant du recrutement d’un candidat (rédaction du contrat, demande d’informations personnelles, envoi du règlement intérieur etc)
• Au passage de la fiche candidat à l’état recruté, vous souhaitez déclencher un ensemble de tâches de façon systématique 

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Lier les bases de données :

Commencez par lier vos deux bases

• Cliquez sur “...” sur votre base de données listant les tâches à effectuer
• Choisissez “Relation”
• Cliquez sur votre base de données correspondant aux candidats
• Activez le bouton “Afficher dans [nom de la base des candidats]”
• Confirmez en cliquant sur “Créer une relation”

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Créer l’automatisation :

• Dans la base de données des candidats, créez une nouvelle automatisation
• Sélectionnez l’état correspondant à l’étape finale du processus en déclencheur (état 6 dans notre exemple)
• En action, choisissez “Ajouter une page à …” 
• Choisissez la base de données de vos tâches 
• Indiquez le nom de votre nouvelle page correspondant à la tâche. Par exemple : “Rédaction du contrat”
• Sélectionnez “Modifier une autre propriété” 
• Choisissez la base de données des candidats
• Sélectionnez “Cette page”
• Confirmez la création en cliquant sur “Confirmer”

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Ainsi, dès qu’un des candidats passera à l’état correspondant au recrutement, une nouvelle ligne (reliée à une nouvelle page) apparaîtra dans sa fiche : “Rédaction du contrat”.

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Les automatisations Notion s’avèrent particulièrement puissantes lorsqu’elles sont maîtrisées. En effet, elles peuvent considérablement améliorer la gestion de vos process de recrutement, de votre pipeline de vente, de vos suivis de projets ou encore de votre organisation personnelle en permettant des rappels automatiques. 

Leur mise en place reste accessible, mais implique tout de même un certain temps de réflexion afin d'en maîtriser la logique. Une fois configurées, elles génèrent un gain de temps et accompagnent l’expansion de vos activités.