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Assez méconnues, les formules Notion permettent pourtant de gagner un temps considérable.
Si elles peuvent faire peur à première vue, elles s’avèrent en réalité largement accessibles même sans connaissances techniques.
D’ailleurs, la structure et les termes utilisés sont assez similaires avec les formules Excel ou avec les langages de programmation les plus répandus.
Les équipes de Notion ont récemment fait évoluer les formules pour simplifier leur utilisation et élargir le champ des possibles. De nombreuses combinaisons existent mais une maîtrise des formules de base s’avère primordiale. Dans cet article, découvrez les 10 formules Notion à connaître.
Pourquoi utiliser les formules dans Notion ?
Utiliser une formule dans Notion permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs humaines. En effet, grâce à ces dernières, vous pouvez réaliser des calculs complexes ou effectuer des opérations sur de larges bases de données de façon automatique.
Rappelons-le, Notion valorise l’automatisation et les gains de productivité.
Avant d’utiliser les formules dans Notion, il est essentiel de comprendre qu’il existe différents types d’éléments. Ainsi, comme dans de nombreux langages de programmation, on retrouvera :
- Les chaînes de caractères appelées “string”, il s’agit de texte
- Les nombres
- Les éléments qui correspondent soit à “true” soit à “false”, appelées “booléans”.
Les checkboxes sont par exemple des booléans.
Comment utiliser les formules dans Notion ?
Les formules Notion peuvent être utilisées dans les pages, les espaces de texte, les commentaires, les discussions, mais surtout, dans les bases de données.
C’est là qu’elles vont se révéler les plus pertinentes en permettant différentes manipulations.
Notion a mis en place des outils pour vous aider à appréhender au mieux les formules.
Une documentation complète vous donne accès aux syntaxes des différentes fonctions et formules. De plus, Notion propose un visualiseur afin de vous donner un aperçu du résultat. Cette option s’avère précieuse pour vous assurer du rendu et contrôler que votre formule ne comporte pas d’erreurs.
#1 Additionner, soustraire, multiplier, diviser avec “add”, “subtract”, “multiply”, “divide”
👉 Pourquoi utiliser “add”, “subtract”, “multiply”, “divide” ?
Ces formules permettent de réaliser des opérations mathématiques classiques.
- “add” permet d’additionner des nombres et de concaténer des chaînes de caractères
- “subtract” est utilisé pour soustraire des nombres et obtenir la différence
- “multiply” sert à multiplier des nombres et en obtenir leur produit
- “divide” permet de diviser des nombres et en obtenir leur quotient
À noter, vous pouvez réaliser des opérations mathématiques classiques en utilisant directement les opérateurs :
- “+” pour additionner
- “-” pour soustraire
- “*” pour multiplier
- “/” pour diviser
👉 Comment utiliser “add”, “subtract”, “multiply”, “divide” ?
Ces formules prennent en argument des nombres.
À noter, “divide” divise le premier nombre par le deuxième.
👉 Exemple d’utilisation des opérateurs
add(5, 3) /* Le résultat est : 8*/
subtract(10, 7) /* Le résultat est : 3*/
multiply(4, 6) /* Le résultat est : 24*/
divide(20, 5) /* Le résultat est : 4*/
L’opérateur “+” peut être utilisé pour concaténer des chaînes de caractères. N’oubliez pas de prendre en considération les espaces.
"Bonjour" + " et" + " bienvenue" /* Le résultat est : Bonjour et bienvenue */
👉 Cas d’usage des opérateurs
Les opérateurs s’avèrent particulièrement utiles pour calculer des dépenses.
Supposons que vous avez une base de données qui contient plusieurs colonnes (montant, date, catégories etc) et plusieurs lignes (les différentes dépenses). En utilisant les opérateurs, vous pourriez calculer le total des dépenses et effectuer diverses opérations.
#2 Tester une condition avec “if”
👉 Pourquoi utiliser if ?
La formule “if”, très courante dans les langages de programmation, permet de créer des conditions et des instructions conditionnelles.
👉 Comment utiliser if ?
“if” fonctionne sur le modèle “if - then - else”. C’est-à-dire : si la condition est vraie, exécute ceci, sinon, exécute cela.
De ce fait, la formule “if” sur Notion prend en compte 3 arguments :
- La condition
- L’action qui doit être réalisée si la condition est remplie
- L’action qui doit être réalisée si la condition n’est pas remplie
👉 Exemple d’utilisation de if
Nous considérons 2 colonnes d’une base de données, l’une appelée “Date de paiement” et l’autre “Date d’échéance”.
if(prop("Date de paiement") <= prop("Date d'échéance"), "À jour", "En retard")
En français, cette formule serait :
si “Date de paiement” (l’élément contenu dans la colonne date de paiement) est inférieure à “Date d’échéance” (l’élément contenu dans la colonne date d’échéance), alors inscrire “À jour”. Autrement, inscrire “En retard”.
À noter, l’élément “prop” fait référence à une propriété. Concrètement, il s’agit d’un objet dans une base de données. Si vous êtes familier avec d’autres langages de programmation orientés objet comme JavaScript, prop pourrait être assimilé aux valeurs entre crochets.
JavaScript :
let utilisateur = {
nom: "John Doe",
email: "john@example.com",
numeroTelephone: "123-456-7890"
};
console.log(utilisateur.nom);
console.log(utilisateur.email);
console.log(utilisateur.numeroTelephone);
Notion :
prop("Nom")
prop("Email")
prop("Numéro de téléphone")
👉 Cas d’usage avec if
En utilisant la formule “if” dans Notion, vous pouvez générer plusieurs actions pertinentes comme :
- Automatiser des processus
- Attribuer des priorités en fonction de dates
- Filtrer des listes de tâches
👉 Aller plus loin avec if
Vous trouverez différentes variantes de la formule “if”, notamment la formule “ifs". Cette dernière permet d'évaluer plusieurs conditions jusqu'à ce qu'elle en trouve une qui soit vraie.
Combiner la formule "if" avec "and" permet d'évaluer plusieurs conditions simultanément. Elle est généralement utilisée pour des opérations plus complexes.
#3 Concaténer des éléments avec “concat”
👉 Pourquoi utiliser “concat” ?
Voici l’une de nos formules Notion préférées. “concat” s’avère particulièrement utile car elle permet de concaténer des valeurs.
👉 Comment utiliser “concat” ?
La formule “concat” fonctionne sous forme de liste.
Vous indiquez les éléments qui constitueront votre chaîne d’éléments, le tout séparé par des virgules.
👉 Exemple d’utilisation de “concat”
Prenons le cas d’une base de données, avec deux colonnes : “Prénom” et “Nom”.
Nous souhaitons obtenir une colonne contenant le prénom et nom complet :
concat(prop("Prénom"), " ", prop("Nom"))
👉 Cas d’usage avec “concat”
La formule “concat” peut être utilisée pour améliorer la lisibilité de vos bases de données.
Dans un contexte de gestion de projet, vous pourriez utiliser “concat” pour réunir dans une même cellules plusieurs informations comme le numéro de tâches, le titre et la description.
👉 Aller plus loin avec “concat”
La formule Notion “concat” s’avère assez similaire à la formule “join”.
Cependant, cette dernière fonctionne avec des tableaux. Ainsi, elle prend en argument le caractère de jointure pour séparer les différentes valeurs, et les éléments contenus dans le tableau.
#4 Afficher la date du jour avec “now”
👉 Pourquoi utiliser “now” ?
La formule Notion “now” sert à obtenir la date et l’heure du jour. Elle se révèle utile pour notamment calculer une période entre une date et la date d’aujourd’hui.
👉 Comment utiliser “now” ?
“now” considère le fuseau horaire local, qui correspond généralement au fuseau horaire de votre navigateur web.
La formule “now” ne prend pas d’arguments.
Toutefois, son intérêt réside souvent dans le fait de le combiner avec des formules plus complexes comme dateBetween, dateAdd, dateSubstract.
👉 Exemple d’utilisation de “now”
now()
👉 Cas d’usage avec “now”
“now” pourrait servir à définir la date et l’heure de création d’un projet.
Comme évoqué précédemment “now” va surtout s’avérer utile pour calculer la durée entre deux dates et ainsi aider à créer des échéances ou des rappels.
👉 Aller plus loin avec “now”
La formule “now” peut être combinée à d’autres formules pour créer des actions plus complexes. Associée à “if”, elle peut par exemple servir à créer une alerte :
if(formatDate(now(), "HH:mm") = "12:00", "Alerte : Il est midi !", "")
En français, cela donnerait : s’il est midi, alors afficher le message “Alerte : Il est midi !" autrement, afficher une chaîne vide.
#5 Calculer une durée entre deux dates avec “dateBetween”
👉 Pourquoi utiliser “dateBetween” ?
Nous évoquions précédemment la formule Notion dateBetween, qui permet de calculer une durée entre deux dates.
👉 Comment utiliser “dateBetween” ?
Cette formule renvoie un nombre, et exige 3 arguments dans cet ordre :
- Une première date, au format date
- Une seconde date, au format date
- Une unité. Celle-ci peut être : "years", "quarters", "months", "weeks", "days", "hours", "minutes"; “seconds” ou “milliseconds”
👉 Exemple d’utilisation de “dateBetween”
Nous considérons une base de données avec une colonne “Date de début”.
dateBetween(now(), prop("Date de début"))
Dans cet exemple, cette formule va permettre de calculer la durée entre la date de début et aujourd’hui.
👉 Cas d’usage avec “dateBetween”
“dateBetween” peut avoir des applications business particulièrement intéressantes, permettant ainsi une visibilité accrue sur les opérations en cours.
Un cas d’usage pertinent pourrait être d’utiliser dateBetween pour analyser le temps de réponse d’un service client.
Nous considérons une base de données avec deux colonnes “Date de réponse” et “Date de réception”.
dateBetween(prop("Date de réponse"), prop("Date de réception"))
Avec cette formule, vous pourriez calculer automatiquement la durée entre la date de réception et la date de réponse.
#6 Ajouter ou soustraire une durée d’une date avec “dateAdd” et “dateSubstract”
👉 Pourquoi utiliser “dateAdd” ou “dateSubtract” ?
Voici deux autres formules Notion pour interagir avec les dates. Cela s’avère bien pratique lorsqu’il s’agit de jongler avec les différents nombres de jours par mois.
Ces deux formules permettent d’ajouter ou de soustraire des jours, mois, ou années à une date. Ainsi, dateAdd permet d’en ajouter, tandis que dateSubstract permet d’en soustraire.
👉 Comment utiliser “dateAdd” ou “dateSubtract” ?
Les formules “dateAdd” et “dateSubstracts” prennent en argument :
- Une date, au format date
- Un nombre
- Une unité. Celle-ci peut être : "years", "quarters", "months", "weeks", "days", "hours", "minutes"; “seconds” ou “milliseconds”
👉 Exemple d’utilisation de “dateAdd” ou “dateSubtract”
On considère une colonne “Date de l’évènement” et on souhaite obtenir la date avant et après 7 jours.
dateAdd(prop("Date de l'événement"), +7, 'days')
dateSubtract(prop("Date de l'événement"), 7, 'days')
👉 Cas d’usage avec “dateAdd” ou “dateSubtract”
Ces formules ont de nombreux cas d’usage.
L’un deux pourrait être la création de rappels avant un événement, comme dans l’exemple.
Un autre pourrait être l’anticipation de dates de livraison, ou encore la gestion des calendriers de vacances de votre équipe.
#7 Transformer le format d’une date avec “formatDate”
👉 Pourquoi utiliser “formatDate” ?
Cette formule évoquée précédemment sert à mettre une date dans un format spécifique.
Cela s’avère pertinent pour faciliter la lecture et peut se révéler utile pour une utilisation avec d’autres formules exigeant un format spécifique.
👉 Comment utiliser “formatDate” ?
La formule “formatDate” prend en arguments :
- La date ou l’heure à formatter
- Le format. Voici différents formats possibles :
* YYYY-MM-DD → 2024-02-13
* MM/DD/YYYY → 02/13/2024
* DD/MM/YYYY → 13/02/2024
* MMMM DD, YYYY → Février 13, 2024
* DD MMM YYYY → 13 Fév 2024
* YYYY-MM-DD HH:mm → 2024-02-13 14:30
* HH:mm → 14:30
* YYYY → 2024
* MM → 02
* DD → 13
👉 Exemple d’utilisation de “formatDate”
formatDate(now(), "MMMM, YYYY")
Cette formule permet de mettre la date du jour au format MMMM, YYYY donc par exemple February 2024.
👉 Cas d’usage avec “formatDate”
La formule “formatDate” va afficher les dates dans un format lisible. Cela facilite ainsi la compréhension et l’analyse des données.
👉 Aller plus loin avec “formatDate”
La formule Notion “formatDate” peut être combinée avec “dateBetween” pour calculer la durée entre deux dates et l’afficher dans un format particulier.
#8 Vérifier si une case est vide avec “empty”
👉 Pourquoi utiliser “empty” ?
Si la formule “empty” peut intriguer, elle s’avère en réalité particulièrement utile.
Sans grande surprise, elle sert à vérifier si un élément est vide, notamment dans une base de données. Cela peut se révéler utile pour identifier des données manquantes dans une page ou une base de données.
Bien souvent, elle est combinée avec d’autres formules.
👉 Comment utiliser “empty” ?
La formule “empty” renvoie true si la valeur est vide, ou une valeur égale à 0.
👉 Exemple d’utilisation de “empty”
Cette formule permet de vérifier si une cellule de la colonne “Nom” est vide :
empty(prop("Name"))
Si le résultat affiché est “true”, la cellule est vide.
👉 Cas d’usage avec “empty”
Un cas d’usage pertinent est le contrôle des données manquantes.
Vous avez demandé à vos équipes de remplir un tableau de suivi sur Notion et voulez vérifiez quelles lignes n’ont pas été complétées ?
La formule “empty” peut vous aider à les identifier rapidement.
👉 Aller plus loin avec “empty”
La formule “empty” est bien souvent associée à d’autres formules, comme “if”.
Voici un exemple : si tel élément est vide, alors ajouter cet élément.
#9 Arrondir des nombres avec “rounds”
👉 Pourquoi utiliser “rounds” ?
La formule “rounds” sert à arrondir un nombre à l’arrondi le plus proche.
👉 Comment utiliser “rounds” ?
La formule “rounds” prend deux arguments :
- L’élément à arrondir
- Le nombre de décimales après la virgules souhaité
👉 Exemple d’utilisation de “rounds”
Supposons que vous ayez une base de données avec une colonne “Prix unitaire” :
rounds(prop("Prix unitaire"), 2)
Cette formule permettrait d’arrondir le montant du prix unitaire à 2 chiffres après la virgule.
👉 Cas d’usage avec “rounds”
La formule “rounds” pourrait servir à calculer le nombre de personnes nécessaires sur un projet.
👉 Aller plus loin avec “rounds”
L’intérêt de la formule “rounds” est de l’associer à d’autres fonctions comme :
- Des opérations mathématiques
- La formule “average” qui permet d’obtenir une moyenne
#10 Transformer une chaîne de caractères, une valeur booléenne ou des variables en nombre avec “toNumber”
👉 Pourquoi utiliser “toNumber” ?
La formule “toNumber” sert à convertir tous types de données (strings, booleans, dates) en nombres.
👉 Comment utiliser “toNumber” ?
La formule “toNumber” prend un argument : la valeur à convertir.
👉 Exemple d’utilisation de “toNumber”
toNumber("25.50")
👉 Cas d’usage avec “toNumber”
La formule “toNumber” s’avère utile pour incorporer un élément qui n’est pas un nombre.
Par exemple, vous avez une colonne indiquant le montant et la devise d’une vente réalisée.
En utilisant la formule toNumber, vous pouvez réaliser des opérations en convertissant le montant et la devise en nombre.
👉 Aller plus loin avec “toNumber”
Vous pouvez utiliser la formule “toNumber” pour créer une barre de progression en fonction des tâches accomplies.
Par exemple : vous avez 4 checkboxes et vous souhaitez connaître le pourcentage de tâches accomplies (de checkboxes cochées).
En utilisant toNumber, vous allez pouvoir enregistrer les checkboxes cochées comme des nombres, et en les divisant par leur nombre total, identifier votre progression.
Enfin, vous pouvez choisir un affichage en pourcentage, et en barre de progression pour obtenir un rendu plus visuel.
De nombreuses formules Notion existent et des milliers de combinaisons sont possibles. Toutefois, avant de vous lancer dans des calculs complexes à jongler entre les parenthèses et les virgules, renseignez-vous. En effet, il existe de nombreuses ressources ou tutoriels sur internet présentant différents cas de figures.
Enfin, Chat GPT peut également vous aider à rédiger les formules dont vous avez besoin. Cependant, il reste nécessaire de maîtriser certaines notions de base.
Ces 10 formules Notion élémentaires constituent un bon début.
Conseils pour l’intégration :
- ajouter des encards de code pour rendre les exemples plus visuels et plus propres
- ajouter des captures d’écran Notion