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Airtable et Notion deviennent de plus en plus populaires, et ce n'est pas étonnant : ils sont parfaits pour quiconque souhaite organiser ses informations et gérer ses projets sans avoir à écrire un seul code.
Ces outils s'ajustent rapidement à ce que vous avez besoin et chacun offre quelque chose d'unique.
Dans cet article, nous allons comparer Airtable et Notion pour vous aider à comprendre leurs différences et comment ils peuvent tous deux être utiles, chacun à sa manière.
#1 Qu’est-ce que Airtable ?
- Un outil de gestion de base de données
Créé en 2012, Airtable fait partie des premiers outils no-code lancés sur le marché.
Considéré comme un outil d’amélioration de productivité, en réalité, son fonctionnement diffère légèrement des autres logiciels de cette catégorie.
En effet, un peu à la manière d’Excel, Airtable se présente sous la forme d’une base de données super puissante.
- Un back-end pour les applications
Si Airtable a de nombreux cas d’usage, comme la gestion de projet, la mise en place d’un CRM ou encore d’un inventaire, cet outil sert également de backend pour des applications. Typiquement la base du site sur lequel vous vous trouvez est sur Airtable.
En effet Airtable permet de centraliser et structurer l’information, offrant ainsi une structure idéale et facile à mettre en place pour la création d’applications.
#2 Qu’est-ce que Notion ?
- Un outil de gestion de projet et de productivité
Créé en 2018, Notion est également un outil de productivité et de gestion de projet. Si Airtable est souvent comparé à Excel, Notion se rapproche plus d’un Evernote.
En effet, ici l’écrit est privilégié par rapport aux données. Typiquement de mon côté j'utilise Notion pour gérer la création et la planification de mon contenu.
- Un espace de travail tout-en-un
Notion est un espace de travail tout-en-un, bien structuré. Comme Airtable, cet outil permet également d’inclure des bases de données.
Toutefois, de nombreuses autres fonctionnalités font la force de Notion, dont un éditeur de texte puissant car polyvalent.
#3 Pourquoi utiliser Airtable ?
- Gérer de larges quantités de données
Airtable permet de gérer d’importants volumes de données. Celles-ci peuvent alors être présentées sous différentes vues comme des listes, des grilles, des galeries ou encore des calendriers.
Airtable s’avère ainsi pertinent pour répertorier et organiser de lourdes données comme des inventaires, des factures ou des ventes.
- Construire une app
Airtable peut servir de backend pour la construction d’applications web ou mobiles. En reliant votre interface à une base de données Airtable, vous disposez d’une solution simple d’utilisation, optimisée et facile à maintenir.
- Mettre en place des systèmes d’automatisation
Airtable est particulièrement réputé pour ses fonctionnalités d’automatisation.
En effet, l’outil propose plusieurs intégrations avec des outils tels que Google Sheets, Microsoft Teams ou encore Payfit pour vous permettre de créer des automatisations. Vous pouvez ainsi configurer des déclencheurs afin de générer des actions de façon automatisée, le tout en connectant différentes applications.
#4 Pourquoi utiliser Notion ?
- Organiser un espace de travail
Notion permet de créer et d’organiser un espace de travail de façon structurée et collaborative.
La plateforme offre de nombreuses possibilités et son interface intuitive facilite l’organisation de vos informations. Les applications de Notion sont variées : création de wiki, d’espaces de documentation, prises de notes, to-do list, suivi de projets…
- Centraliser des ressources
Notion est un outil du quotidien. Il permet de centraliser diverses informations, de les organiser et de les rendre accessibles facilement grâce au système de pages. Ces dernières pouvant être imbriquées, elles constituent alors des sections qu’il devient facile de manipuler.
#5 Quels sont les avantages de Airtable ?
- Une prise en main facile
Airtable est apprécié pour son accessibilité. En effet, pas besoin d’être expert pour utiliser l’outil ou en tout cas ses fonctionnalités basiques. Son modèle, organisé sous forme de tableaux et calqué sur celui d’Excel, rend son utilisation particulièrement intuitive. La prise en main est donc relativement facile.
Toutefois, Airtable offre des fonctionnalités plus poussées et complexes. Ces dernières peuvent nécessiter une certaine aisance avec les outils de no-code, voire certaines logiques et notions de développement. Il est possible d’utiliser des formules et des scripts pour bâtir une interface totalement personnalisée. Cela nécessitera alors un niveau plus avancé de faire appel à une agence spécialisée.
- Les vues
L’un des avantages notables de Airtable réside dans la présentation des données, les vues.
Ainsi, Airtable propose différentes vues :
- Tableaux Kanban
- Listes
- Calendrier
- Diagramme de Gantt
Nous soulignons la pertinence de la vue en diagramme de Gantt (bien mieux gérée que sur Notion). Elle s’avère bien plus aboutie sur Airtable. Cela permet de gagner en visibilité, ce qui se révèle appréciable dans un contexte de gestion de projet.
- Les formules
Comme évoqué précédemment, Airtable permet d’inclure des formules. Vous pouvez ainsi obtenir des résultats de calculs directement dans une colonne dédiée. Ces derniers sont alors prêts à être exploités.
Notion propose également cette fonctionnalité, comme nous l’avions vu dans cet article consacré aux 10 formules Notion à connaître.
Toutefois, Airtable va plus loin. L’éventail de formules est plus large et permet de réaliser des opérations plus complexes, à condition de savoir les manier !
Grâce à cette fonctionnalité, Airtable offre une structure robuste pour le traitement de données.
- La puissance et la réactivité
Airtable est capable de gérer un large volume de données, le tout en offrant réactivité et fiabilité. De plus, la collaboration en temps réel est parfaitement gérée.
- La puissance de l’API et des intégrations
Airtable propose une API robuste et bien conçue, permettant d’intégrer facilement d’autres outils. C’est d’ailleurs l’une des grosses forces du logiciel.. Airtable est en effet réputé pour ses nombreuses intégrations à des outils tiers comme Sales force, Tableau, ou encore Zendesk ou Stripe.
- L’automatisation
Ces nombreuses intégrations combinées à la puissance de l’API posent les fondations pour un système d’automatisation performant. En effet, les automatisations possibles sont nombreuses, pouvant d’ailleurs être personnalisées grâce à des scripts.
#6 Quels sont les avantages de Notion ?
- Une interface utilisateur agréable
Notion dispose d’une interface utilisateur particulièrement soignée. Intuitive, visuellement esthétique, l’interface de Notion est l’un des avantages notables de cet outil d’aide à la productivité.
- Une prise en main facile
La prise en main de Notion s’avère relativement facile. De plus, un accent a été mis sur l’onboarding pour aider les utilisateurs à prendre leurs marques.
Les nombreux templates, certains installés dès la création de votre compte, aident à obtenir un aperçu des différentes possibilités qu’offrent Notion.
- Une grande flexibilité et des possibilités de personnalisation
La flexibilité et les possibilités de personnalisation font la force du logiciel. C’est grâce à cette caractéristique que Notion s’avère un outil polyvalent, aussi bien adapté à un usage personnel que professionnel.
De plus, il s’adresse autant aux entreprises qu’aux entrepreneurs, tant l’interface peut être personnalisée en fonction des besoins.
- Une intégration facilitée
Notion propose plusieurs intégrations à d’autres logiciels, permettant ainsi de regrouper un maximum de services sur la même plateforme.
Vous pourrez ainsi intégrer directement des messages extraits de Slack, des liens de réunion Zoom, des formulaires Typeform ou encore des fichiers Google Drive…
Les possibilités se révèlent assez étendues, comme vous pouvez le constater sur la liste des intégrations Notion disponibles.
Toutefois, les intégrations sont moins nombreuses que sur Airtable, bien que Notion travaille à l’amélioration de ce point.
- Des possibilités de collaboration efficaces
L’une des grandes forces de Notion réside dans son caractère collaboratif. Conçue pour être un outil de gestion de projet, la collaboration est au cœur du produit. Vous pourrez ainsi partager l’accès, mentionner, ou commenter toute activité au sein de Notion.
En effet, tout est mis en place pour faciliter une collaboration efficace, en temps réel.
- Une communauté active
Bien que relativement récent, l’outil de productivité Notion dispose d’une communauté étendue, accueillante et fidèle. Il est rare de voir autant d’engouement pour un outil : les utilisateurs de Notion se transforment rapidement en promoteurs.
De ce fait, vous trouverez de nombreuses ressources pour progresser sur la plateforme, des articles aux tutoriels, en passant par des templates adaptés à tout type de scénario.
- Un prix avantageux
Notion est un logiciel économique, surtout comparé à Airtable.
En effet, la version gratuite permet une utilisation correcte. Le premier plan permet de travailler avec plus de collaborateurs à la fois et est facturé 7,5€ par mois.
#7 Quels sont les points faibles de Airtable ?
- Un outil de structuration
Airtable s’avère peu adapté à une utilisation quotidienne, lorsque des modifications d’informations sont fréquentes. En effet, il s’agit surtout d’un outil permettant de structurer un projet. Globalement, Airtable laisse moins de place à l’information déstructurée et à la spontanéité.
Ajouter une information impliquera la création d’une base de données et d’une réflexion sur la structuration. Cette tâche se révélera beaucoup plus rapide sur Notion.
- Une courbe d’apprentissage plus longue
La prise en main de Airtable peut paraître moins accessible que sur Notion. En effet, si l’interface reste globalement simple et claire, la logique et le fonctionnement de Airtable nécessitent un petit temps d’adaptation. L’organisation en bases de données reste moins intuitive que la prise en main d’un espace de prises de notes.
De plus, les templates sont un peu moins faciles à utiliser que sur Notion.
Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter des connaissances un peu poussées, surtout lorsqu’il s’agit de connecter les différentes applications et de configurer les automatisations.
Nous l’avons vu précédemment, les formules Airtable sont plus étendues, mais également plus complexes.
- Un prix élevé
Airtable peut représenter un certain budget en fonction de vos besoins. Bien qu’il existe une version d’essai gratuite, les fonctionnalités restent assez limitées. Par exemple, le nombre d’entrées par base se limite à 1000.
Un plan payant peut alors rapidement s’avérer nécessaire, et commence à 20$/mois par utilisateur. Il donnera notamment accès à des fonctionnalités qui font la force de Airtable, comme l’accès à une vue en diagramme de Gantt, aux extensions, ou encore aux options de mise en forme.
#8 Quels sont les points faibles de Notion ?
- Quelques lenteurs
Reconnaissons-le, Notion n’est pas fait pour supporter de lourdes bases de données. D’ailleurs, au-delà de 1000 entrées, des lenteurs se font ressentir.
Si vous êtes amenés à travailler avec de larges volumes, Airtable s’avère plus adapté.
- Une gestion de l’historique à améliorer
La plupart des outils collaboratifs intègrent une gestion de l’historique.
Si cette fonctionnalité existe sur Notion, elle mériterait d’être optimisée et de gagner en précision.
- Peu scalable
Les deux points faibles évoqués précédemment font de Notion un outil peu adapté aux grosses équipes.
Entre les quelques lenteurs et le manque de visibilité sur l’historique, Notion se destine principalement aux petites équipes ou entrepreneurs. Robuste et conçu pour supporter de lourds volumes de données, Airtable se révèle plus adapté à une collaboration à grande échelle.
#9 Airtable ou Notion : quel est le meilleur outil de productivité ?
Comme souvent, nous allons vous répondre que cela dépend de vos besoins.
Airtable et Notion offrent tous deux des interfaces intuitives et bien conçues, particulièrement optimisées pour la collaboration.
Les grosses entreprises traitant avec des volumes de données importants préféreront Airtable, plus robuste pour ce type de besoins. Toutefois, les utilisateurs à la recherche de flexibilité et de personnalisation s’orienteront davantage vers Notion, plus adapté à une utilisation quotidienne.
Airtable et Notion sont donc deux outils de productivité proposant une expérience utilisateur optimale grâce au no-code. Puissants, à la prise en main facile et optimisés pour l’intégration d’autres logiciels, ils ont peu de points faibles et peuvent d’ailleurs être utilisés en complément l’un de l’autre.